Diese Frage kommt in nahezu jedem ISO 9001-Audit. Und erstaunlich oft herrscht Unsicherheit darüber, was damit eigentlich gemeint ist.

Nicht jede externe Unterstützung ist automatisch ein ausgelagerter Prozess.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen hat keine eigene Personalabteilung. Die komplette Personaladministration wird dauerhaft von einem externen Dienstleister übernommen. Da hier ein betrieblicher Prozess ausgelagert wurde, der für das Qualitätsmanagement relevant ist, handelt es sich um einen ausgelagerten Prozess.

Anders sieht es aus, wenn lediglich einzelne Leistungen eingekauft werden – zum Beispiel die Durchführung eines internen Audits durch einen externen Auditor. Hier bleibt die Verantwortung vollständig im Unternehmen. Das ist keine Auslagerung, sondern eine eingekaufte Dienstleistung. Der Dienstleister muss jedoch qualifiziert und bewertet werden.

Warum ist diese Unterscheidung wichtig?

Die ISO 9001 macht eines ganz klar: Verantwortung kann nicht ausgelagert werden. Auch wenn ein externer Partner einen Prozess übernimmt, bleibt Ihr Unternehmen dafür verantwortlich, dass dieser wirksam funktioniert. Deshalb müssen ausgelagerte Prozesse identifiziert, gesteuert und regelmäßig überwacht werden.

Mein Merksatz lautet:
👉 Nicht jede externe Dienstleistung ist ein ausgelagerter Prozess. Entscheidend ist, ob ein externer Partner dauerhaft einen Prozess übernimmt, der eigentlich Teil Ihres Unternehmens und Ihres Qualitätsmanagementsystems ist.